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Le cycle de vie ou trajectoire du projet se définit comme étant le cheminement emprunté par le projet, depuis l’expression d’une idée qui peut être conjoncturelle ou structurelle, individuelle ou collective, jusqu’à  sa mise en œuvre et son exploitation par les bénéficiaires/propriétaires.

Entre ces deux pôles ou extrémités de ce cycle, le projet suit une trajectoire ponctuée par une série d’étapes successives. Chacune de ces étapes majeures constitue un maillon incontournable d’une chaîne. La rupture de cette chaîne, du fait de la non tenue en compte d’un ou de plusieurs de ses maillons, par l’équipe de direction du projet, risquerait d’avoir des conséquences désastreuses dans le processus d’élaboration et de mise en place de celui ci.

Dans ce processus, le début (déclic) et la fin (clôture) de chacune des étapes coïncident toujours avec la survenance d’un événement important dans la vie du projet (production d’une idée, d’un rapport, une prise de décision, un Procès verbal à rédiger…etc. ).

Une étape est caractérisée par un ensemble d’actions et une multitude de tâches élémentaires qui lui sont spécifiques et dont leur exécution peut être gérée en boucle selon le stade où il se situe dans son processus de réalisation.

 

L’ensemble des actions et tâches à exécuter le long de la trajectoire d’un projet peuvent être regroupées et classées en huit étapes majeures : La conception, La formulation, L’analyse évaluation, la décision, la mise en œuvre, le rapport Feedback, la transition au stade opérationnel et la post-évaluation.

1- La conception

Il est important de rappeler à ce niveau que le caractère psychologique, la culture, les systèmes de valeurs, l’histoire, le passé vécu et l’expérience des individus qui constituent le groupe de travail ou qui sont choisis et organisés en système de recherche, d’identification et de formulation d’idées de projets influent à un degré élevé sur l’envergure, la portée et le type de projet émergeant.

La conception d’un projet est le plus souvent l’œuvre d’une personne ou d’un groupe. A ce niveau les départements ou services les plus productifs, que ce soit dans le privé ou dans l’administration, sont les services de recherche-développement, les services marketing et promotions des produits et les services de planification.

Au stade de la conception, le projet peut être seulement une idée sortie lors d’une table ronde, une réunion interne, un séminaire …etc. Cette idée fera l’objet, dans cette phase, d’une évaluation globale et approximative au moyen d’études préliminaires sommaires basées sur des techniques simples et appropriées tels que les demandes de devis rapides, les études du milieu, les études d’équilibre dynamiques…etc.

Cette étude se fera en insistant sur ses relations avec son environnement direct ( sa structure d’acceuil : entreprise ou administration), sur sa plus ou moins grande conhérence avec ses objectifs généraux et sur ses aptitudes et ses possibilités d’intégration dans système existant et présentant des contraintes techniques, financières et humaines.

2- La formulation

C’est le stade où le projet sera défini de façon plus détaillé et plus précise. La formulation du projet doit permettre aux décideurs de disposer de suffisament de données pour apprécier, évaluer la pertinance du projet et donner leur avis (approbation ou désapprobation).

L’équipe de formulation doit à ce stade fournir les plans d’ensemble qui seront les documents de base et de travail pour toutes les autres phases de l’exécution du projet.

Elle portera sur une description détaillée :

  • des aspects économiques, techniques et financiers du projet ;
  • des questions relatives à l’organisation, la gestion et l’administration du projet ;
  • des diverses activités et du temps nécessaire à l’exécution du projet.

A ce niveau de la vie du projet, nous ne devons pas perdre de vue qu’il est déjà infiltré, voir biaisé par des facteurs favorables et défavorables, quelque fois même introduits de façon inconsciente et /ou irréversible. Cela s’explique par le fait que le directeur de projet ainsi que les économistes, les financiers et les ingénieurs chargés de la formulation technique économique et financière du projet sont conditionnés par leurs cultures, leurs idéologies, leur compétence et leur expériences antérieures qui se feront nécessairement sentir sur le type projet présenté.

Plusieurs variantes du projet peuvent apparaître à ce niveau.

3- L’analyse et évaluation

La science économique a été d’un apport important dans la méthodologie d’analyse et évaluation des projets. Parmi ces techniques nous pouvons citer : les analyses de rentabilité par actualisation, les analyses de risque, les analyses de coût – avantage, les effets induits, les prix de référence, …etc.

Ce sont en effet les économistes plus que tout autre groupe d’experts qui ont utilisé et discuté le concept de projet, ce qui lui a d’ailleurs valu sa définition économique. « Le projet est une compilation de données qui permettront d’évaluer les avantages et désavantages économiques découlant de l’affectation de ressources nationales à la production de biens et services donnés ».

Cette étape est d’une importance capitale puisqu’elle permet de déterminer les avantages et incovéniants de l’affectation des ressources. Parmi les principales questions à se poser, entre autres, à ce stade se serait de se demander :

  • Est ce que le projet est susceptible d’intéresser un bailleur de fonds (surtout pour les projets de développement) ?
  • Quelle organisation mettre en place pour assurer sa réussite (ex : les ressources humaines) ?

L’évaluation et l’analyse des projets constituent une tâche spécialisée qui doit être effectuée par des administrateurs, des économistes, des ingénieurs et autres experts. Ces compétences sont rarement réunies et disponibles dans un service, il est donc de plus en plus nécessaire de confier cette importante activité à des spécialistes ou à créer des organisations spécialisées et de former le personnel.

4- La décision

Durant cette phase le projet sera soumis à l’approbation des autorités compétentes. Dans certains cas l’approbation est donnée par plusieurs services, chacun se prononçant dans son domaine de compétence juridique, financier, technique et administratif.

C’est à ce niveau que les choix doivent être opérés notamment le choix de la variante tactique (si le projet avait plusieurs variantes).

De même les services techniques en l’occurrence le Ministère des finances ou le comité financier d’une structure privée doivent s’assurer que le projet est financièrement viable. Cela nécessitera un certain délai. Certains pays en sont même allés jusqu’à nommer un groupe de travail à cet effet.

En tout état de cause une telle décision n’est jamais neutre, elle est le plus souvent influencée par des considérations politiques, budgétaires, économiques et sociales infligeant aux projets une priorisation dans leur ordre d’exécution ou de mise en oeuvre.

5- La mise en œuvre

Il ne s’agira pas ici d’entrer dans les détails de la mise en œuvre des projets mais plutôt de donner quelques indications de choix dans l’organisation de la mise en œuvre.

Choix de l’organisation à mettre en place

L’exécution du projet peut être confiée à :

  • Une organisation existante ou nouvelle
  • Un bureau spécial créé dans une organisation existante ;
  • Un nouveau service de l’état ;
  • Un entrepreneur.

Il faudrait, cependant à ce niveau, si un projet doit être confié à un nouvel organisme, décider de son type, de son degré d’autonomie, de la mesure dans laquelle il devrait avoir un personnel et une organisation administrative distincts.

Choix du chef de projet

Le chef de projet devra être nommé très tôt, de préférence aussitôt après l’approbation du projet de manière à lui permettre de mettre en place son organisation et procéder au recrutement des cadres.

Un chef de projet qui ne posséde que des connaîsances purement techniques manque souvent des qualités nécessaires en matière d’administration et de gestion pour mener à bien un projet. Certains experts en management de projet soutiennent même qu’un bon chef de projet serait celui qui n’a aucune connaissance technique du projet. Et qu’en nommant comme un scientifique, chef de projet, il risquerait de faire plutôt de la science que de la gestion de projet.

Planification de l’exécution du projet

L’équipe de projet une fois recrutée et installée devra en priorité s’atteler à mettre en place un plan détaillé d’organisation et d’administration ( calendrier des activités, budget, besoins en personnel, procédures d’établissement des rapports, planification …etc).

Les causes des dépassements de délais et de coût constaté lors de l’exécution des projets sont souvent le fait que les activités nécessaires à la réalisation du projet n’ont pas été planifiées de manière détaillée et réaliste, que des délais raisonnables n’ont pas été prévus et que le chemin critique relatif à l’exécution des projets n’a pas été correctement établi.

6- Le rapport feedback

Pour que le projet puisse être bien suivi par les cadres qui doivent à leur tour rendre compte aux autorités et bailleurs de fonds il est indispensable d’établir un système de rapport et d’information rétrospective.

De plus l’établissement de rapports constitue un instrucment de vérification de l’effectivité de la remontée progressive, (échelon par échelon) des informations (équipements installés, avancement des travaux, résultats obtenus, …etc).

Les évaluations de mi-parcours s’incrivent dans ce cadre. Elles sont effectuées en vue d’apporter les redressements, réorientations, réallocations nécessaires à l’exécution correctes des projets pour les remettre sur les rails et les faire repartir sur de nouvelles bases au regard des objectifs qui leur sont assignés.

 

7- Transition au stade opérationnel

À l’achèvement d’un projet l’organisation qui a été mise en place pour la gestion et l’exécution du projet doit être démantelée et les compétences transférées à un organisme nouveau ou existant.

Cette phase se passe beaucoup plus simplement quand il s’agit de projets d’organisations séparées publiques ou privées que s’il s’agit de projets à intégrer dans une organisation déjà existante.

La transition doit se faire sans à-coups et doit, par conséquent, être systématiquement planifié. Parmi les tâches fondamentales à prendre en considération on peut citer la nouvelle organisation du projet et ses procédures, le redéploiement du personnel ( ceux quil faut garder, ceux qu’il faut libérer ), le transfert des biens et du matériel , les ajustements liés aux événements imprévus, l’entretien des nouvelles installations …etc.

8- La post audit ou évaluation.

La post évaluation des projets est la phase ultime du cycle de vie des projets et constitue un fonds de cumul d’expérience important pour l’avenir.

Très souvent quand les résultats attendus d’un projet ne sont pas atteints c’est la gestion de l’exécution des projets qui est mise en cause. Or s’il est vrai que l’exécution des projets laisse souvent à désirer, il n’en demeure pas moins que les causes d’échec peuvent également être imputées à des insuffisances au niveau de l’étude et de la préparation du projet, à la fixation des objectifs, à la non prise en compte des interactions du projet avec son environnement immédiat, …etc.

La post évaluation des projets permet de mesurer l’impact des projets sur leur environnement direct ou indirect, de déceler les manquements et d’en tenir compte pour les projets en cours et à venir.

 

Communication de Jean Broisin DOUTAZ
Ancien Délégué Général
AFITEP au Symposium International
Sur la Gestion de Projet organisé par MGP-Afrique
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